企業管理者要管控電子郵件加密應用，方式已經越來越簡單便利，像是透過加密ZIP、PDF與轉發超連結等發布形式，對于使用者雙方原本的郵件接收、發送習慣，影響較小，適用性較高。
電子郵件安全是資安管理重視的一個環節，而郵件加密便是一種安全策略，這次我們介紹的郵件加密產品，主要是以閘道端對終端的加密運作架構，讓企業可以在不變更既有郵件系統的情況下，部署一個在企業內部環境閘道端的電子郵件加密解決方案，并能做到加密政策的集中管控，避免員工以電子郵件傳遞資訊時，都是未經防護的郵件與附件。
在這次采購特輯當中，我們將介紹5家廠商提供的郵件加密相關產品，這些產品的定位或許有些不同，但均提供郵件加密功能，它們分別是碩琦EnTrustMail郵件加密模組、基點Cellopoint郵件加密平臺、網擎MailAudit Appliance與中華數位Mail SQR Expert的加密模組，以及Sophos Email Appliance。
加密ZIP、加密PDF與超連結等發布形式興起，應用較簡便
從這次我們測試5家廠商的產品來看，它們所提供的電子郵件加密的發布形式，主要包括加密ZIP、PDF與超連結的形式，以及基于公開金鑰基礎架構的作法。
上述這些郵件加密的執行選項，有什么差異呢？
若從執行方式的角度來看，簡單來說，ZIP就是將信件以加密ZIP方式寄出，形式上并分成將整封郵件轉為ZIP檔，或是只將附件轉為ZIP檔，因此，收到的用戶需搭配解壓縮軟體，并輸入密碼才能開啟。同樣的道理，加密PDF的應用是將整封電子郵件轉為加密的PDF格式，收到的人可用PDF閱讀程式并輸入密碼開啟。
至于郵件轉發成超連結的使用方式，較為特別，因為寄件人在寄送郵件時，信件其實并不會立即寄出，而是保留在閘道端上，同時會發送一封附有HTTPS超連結的通知信，讓對方點擊連結之后，連至設備端提供的網頁介面，并經過輸入密碼的動作，才能夠從網頁下載郵件的附檔，或以線上直接檢視電子郵件的內容。
基本上，ZIP、PDF與超連結的郵件加密的發布形式，對于收件者來說很友善且便利。因為ZIP與PDF算是常見的檔案格式，一般使用者要開啟這類型檔案并不難。而寄件人也只要以各種溝通管道，將密碼告知收件人，或是預先約定密碼等方式，就能解開檔案。
不過在加密PDF應用時要留意，用戶最好還是要以Adobe Reader作為檔案開啟的工具，若是直接用瀏覽器開啟PDF檔，可能會遺漏PDF中所內含的附件（因為單一PDF檔也允許其它類型的檔案附加于其中）。
而轉發超連結的作法，也是近來很受歡迎的使用方式，這種方式的優勢在于，瀏覽器的普及性更廣，只要點擊網址就能前往設備端提供的網頁介面，經輸入密碼的動作后，就能下載附件或線上檢視內容。
綜合來看，我們這次測試的5家產品，各家均提供至少1種的上述加密選項，強調使用者的易于使用性，企業要使用這樣的功能時，也很方便。
相比起過往公鑰和私鑰技術的加密作法，現在這些加密ZIP、PDF與超連結的應用形式，也能起到安全防護的一些效果，并可以盡量不去影響使用者的操作習慣，像是用戶無需在客戶端PC上安裝任何加密軟體，或是還要執行匯入金鑰等動作。因此，一般使用者對于這樣的加密形式接受度較高。
當然，如果用戶有較高的郵件加密安全防護考量，或是需要配合客戶的郵件安全政策需求，多數產品還是有提供基于公鑰與私鑰技術的加密方式，像是這次測試產品中所提到的PGP、S/MIME與PKI加密模組。
現在的郵件加密控管，對于密碼設定與通知方式，提供很大的調整彈性
在這次測試的5款郵件加密解決方案中，各家產品對于密碼設定方式上，都有提供一定的彈性。一般都能夠由系統來隨機產生，系統也都有密碼通知信的機制，可自動發送給寄件人，之后寄件人再透過電話等各式溝通管道，將密碼告知收件者。或是可與收件人約定密碼后，由寄件者自行設置。
比較特別的是，甚至也有讓收件人自訂密碼的方式，像是基點與Sophos提供的產品，都提供這樣的彈性，并讓收件人在忘記密碼時，可以自行尋回密碼，等于減輕寄件方的密碼管理壓力。
另外，對于大量客戶信件發送的應用上，部分產品也會提供管理者一個建立密碼清單的機制，讓系統在加密郵件時，就能依據郵件帳號并以對應的密碼進行加密。就像我們近來收到銀行寄送的電子對帳單或繳款單時，都需要收件人輸入指定密碼（如個人身份證號）才能開啟。
郵件加密政策設定很重要，讓郵件加密閘道端能依據條件判斷，并執行加密
對應企業郵件加密的集中管控需求，政策條件設定當然也少不了，當郵件封包流經閘道器時，被偵測比對符合加密控管政策，就會自動執行演算。
我們測試的這5款產品，均能夠自動掃描郵件，并依據設定的郵件政策，對于指定的或內容敏感的郵件，進行加密防護。
當然，以寄收件人為條件的設定，是最簡單的應用方式，企業可以管控寄到哪些特定對象時，或是指定部門內誰寄出的郵件，都需要經過加密防護。
針對敏感內容的防護上，像是郵件包含哪些關鍵字時，收信人數超過設定、信件超過設定大小，均可設定要采行加密，且各產品對于附檔方面的條件設定也不少。
個資也是近年來重視的資訊，這次測試的產品中，包括像是網擎、中華數位、基點都能搭配自身的個資過濾條件，進而對郵件執行加密設定。讓企業在機敏資料的管控上，也能協助多提供一層防護。
綜合來說，要做好郵件加密防護的管控，不能指望由使用者自行將檔案加密后再寄出，畢竟人為疏忽的情況，時有所聞。
就這次測試的5款郵件加密設備來看，幾乎都有提供多種郵件加密的選項，密碼設定方式也很多元，加密政策條件設定也很豐富。盡管“安全“與“易用“之間有著不易消彌的鴻溝，但從現在這些產品所提供的郵件加密方式來看，企業將能夠依據各式需求，采取不同防護層級的郵件加密機制，應用上其實可以很彈性。
此外，透過設備與設備之間的整合，像是與企業既有的DLP等系統整合，也將能夠搭配郵件加密一并應用。
